# KI-Tool-Einkauf: Checkliste für die Schweiz, Deutschland und Österreich

Nicht danach sortiert, was ein Werkzeug kann, sondern danach, woran seine Einführung
in einem Unternehmen im DACH-Raum üblicherweise scheitert.

Werkzeug: ______________________  Anbieter: ______________  Datum: __________

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## 1. Vertragspartner und Recht

- [ ] Wer steht im Vertrag – die europäische Tochter oder die Muttergesellschaft im Ausland?
- [ ] Welches Recht gilt, und wo ist der Gerichtsstand?
- [ ] Gibt es eine Anschrift und einen Menschen, den Sie im Streitfall erreichen?
- [ ] Bei Anbietern ausserhalb der EU: ist ein Vertreter nach Art. 27 DSGVO benannt?

## 2. Datenschutz

- [ ] Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor, und ab welchem Tarif?
- [ ] Ist der Serverstandort genannt – wählbar oder nur zugesagt?
- [ ] Sind die Unterauftragsverarbeiter öffentlich gelistet, mit Benachrichtigung bei Änderungen?
- [ ] Sind Ihre Eingaben vom Training ausgenommen – standardmässig oder erst nach Opt-out?
- [ ] Welche Löschfristen gelten, auch für Sicherungskopien und Protokolle?
- [ ] Brauchen Sie für diesen Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Ausführlich: https://kiwerkzeuge.com/checklisten/dsgvo-pruefragen/

## 3. Abrechnung und Beschaffung

- [ ] Rechnung auf das Unternehmen, mit ausgewiesener Mehrwertsteuer?
- [ ] Zahlung per Rechnung möglich, oder nur Kreditkarte?
- [ ] Wie wird abgerechnet – pro Nutzer, pro Verbrauch, pro Kontingent? Was bei Überschreitung?
- [ ] Kündigungsfrist und Laufzeit: monatlich, jährlich, automatische Verlängerung?
- [ ] Preisgarantie für die Laufzeit, oder Anpassung jederzeit?

## 4. Betrieb und Sicherheit

- [ ] Gibt es eine Rechteverwaltung und Single Sign-on?
- [ ] Lassen sich Konten zentral entziehen, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
- [ ] Gibt es ein Protokoll darüber, wer was eingegeben hat?
- [ ] Unabhängige Zertifizierung (ISO 27001, SOC 2), mit Geltungsbereich und Datum?
- [ ] Wie wird über Sicherheitsvorfälle informiert, und in welcher Frist?

## 5. Ausstieg

- [ ] Kommen Sie an Ihre Daten heraus – vollständig, in einem brauchbaren Format?
- [ ] Was passiert mit den Daten nach Vertragsende, und wann genau?
- [ ] Sind Ergebnisse auch ohne das Werkzeug weiterverwendbar?
- [ ] Wie gross wäre der Aufwand für einen Wechsel in zwei Jahren?

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## Die drei Punkte, an denen es meistens hängt

1. **Der Auftragsverarbeitungsvertrag.** Im kostenlosen Tarif gibt es ihn fast nie –
   und der Pilotbetrieb läuft trotzdem schon mit echten Daten.
2. **Die Abrechnung.** Viele Anbieter stellen ausschliesslich auf Kreditkarte um, was
   in der Beschaffung mancher Unternehmen schlicht nicht vorgesehen ist.
3. **Der Ausstieg.** Daran denkt beim Kauf niemand, und zwei Jahre später verhindert
   er den Wechsel.

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## Ergebnis

- Offene Punkte: ______________________________________________
- Entscheidung: [ ] freigegeben  [ ] freigegeben mit Auflagen  [ ] abgelehnt
- Verantwortlich: ______________  Wiedervorlage: __________

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Diese Checkliste stammt von kiwerkzeuge.com und darf im Unternehmen frei verwendet,
angepasst und weitergegeben werden. Sie ist **keine Rechtsberatung**. Die Bewertung
für Ihren Fall gehört zu Ihrer Rechtsabteilung oder Ihrer Datenschutzbeauftragten.

https://kiwerkzeuge.com/checklisten/ki-einkauf-dach/